In lumea corporatista, bunele abilitati de comunicare pot ajuta mult cariera unei persoane si o pot urca mai repede treptele scarii succesului. A devenit imperativ pentru oameni sa aiba control deplin si sa foloseasca in favoarea lor bunele abilitati de comunicare pentru a putea progresa.
Comunicarea eficienta in afaceri poate fi definita prin schematizarea si buna organizare a ideilor de afaceri, a informatiilor si rapoartelor dintr-o organizatie sau din afara ei pentru indeplinirea unui anume obiectiv. Cu alte cuvinte, acest schimb de mesaje dintre personalul angajat si clienti asigura un bun mers al afacerii.
Multi dintre noi ne-am confruntat cu situatia cand ideile noastre erau sustinute si incurajate de familie si apropiati, insa aceste idei nu puteau fi vandute corporatiilor si organizatiilor profesionale, nu prezentau acelasi entuziasm si siguranta fata de persoana noastra. Nu e suficienta doar o idee stralucita de afaceri, este absolut necesara si expunerea ei intr-o maniera in care sa fie acceptata cu entuziasm de terte persoane.
Scopurile unei transmisii eficiente a informatiei sunt urmatoarele:
– exprimarea ideilor in asa fel incat sa fie bine percepute de ceilalti
– prezentarea intr-o maniera in care sa faca impresie buna colegilor si superiorilor
– o comunicare buna cu subalternii ii motiveaza pe acestia sa obtina rezultate mai bune
– mentinerea bunelor relatii cu furnizorii, vanzatorii si cu alte organizatii aduce beneficii viitoare
– comunicare eficienta cu clientii aduce profit suplimentar
Comunicarea poate fi de doua – tipuri interna si externa. Cea interna se desfasoara in cadrul organizatiei, in interiorul structurii companiei. Se poate realiza prin materiale tiparite (memo-uri, pliante, reviste, oferte pentru angajati), materiale electronice (prezentari powerpoint, videoconferinte, telefoane, faxuri, e-mailuri) sau prin comunicare la nivel personal (intalniri, sedinte, sesiuni de brainstorming sau chiar discutii informale). Comunicarea interna poate fi impartita si ea la randul ei in comunicare ascendenta (de la un nivel ierarhic inferior catre nivelurile superioare), comunicare descendenta (de la un nivel ierarhic superior catre cele inferioare) sau comunicare orizontala (intre grupuri sau angajati aflati pe acelasi nivel ierarhic).
Comunicarea externa presupune schimbul de informatii cu persoane externe organizatiei. Implica trimiterea de mesake catre clienti, investitori si alte organizatii si are influenta asupra performantei afacerii. Se poate realiza prin:
– promovare – poate cea mai importanta cale de comunicare externa, din punct de vedere al clientilor companiei; poate fi in diverse forme tiparite, video sau audio, promovarea produselor si serviciilor trebuind realizata atat pentru clientii existenti cat si pentru cei potentiali
– site-ul oficial al organizatiei/companiei a devenit o necesitate pentru afaceri, ajutand la transmiterea informatiilor complete si a detaliilor importante catre populatie
– comunicate de presa si interviuri – se stie ca mass-media are un rol important in formarea unei imagini despre companie si mediile de afaceri profita de acest fapt pentru a face anunturi importante sau pentru a impartasi publicului obiectivele si realizarile.
Cateva sfaturi pentru a comunica mai bine ar fi:
– mentine-te bine informat despre toate detaliile
– pastreaza-ti increderea in timp ce te adresezi ascultatorilor si prezinta-le informatiile fara a lasa loc de dubii sau confuzie
– fii concis si exact pentru a te asigura ca recipientii nu isi pierd rabdarea citind 100 de puncte ale unui subiect ce poate fi rezumat in doar 30 puncte
– evitarea jargonului si politetea este foarte importanta
– pastrarea contactului vizual cu ascultatorii
– folosirea de exemple si experiente personale pentru ca ideile sa fie percepute mai usor
– daca se comunica in scris, maniera in care este scrisa o informatie trebuie sa fie fara greseli gramaticale si de punctuatie pentru a putea fi citita mai usor